VEDENIE ÚČTOVNÍCTVA PRE ESHOPY
Špecifiká účtovníctva pre e-shopy
Ak vám môžeme dať ako účtovníci jednu radu, týkajúcu sa e-shopov, je to tá, aby ste ešte pred tým, ako nejaký e-shop spustíte, vyriešili účtovníctvo. Nie naopak. Je jednoduchšie prispôsobiť e-shop účtovníkovi ako opačne. A je to aj oveľa výhodnejšie pre vašu peňaženku.
Čo všetko treba vyriešiť?
Nevyhnutne sa v úvode budete musieť zamyslieť nad vecami typu – Aká právna forma je pre vás najvhodnejšia? Ako vystavovať faktúry? Čo s platiteľstvom DPH? Keď si zodpoviete tieto otázky, potrebujete vyriešiť ďalšie. Ako si váš účtovník poradí s pohybmi na platobných bránach? Čo s prijatými platbami za dobierky? Už len samotné nastavenie toho, či platby budú chodiť označené číslom objednávky alebo číslom faktúry vie mnohé veci zjednodušiť a automatizovať. Keď o tom však neviete, prídete na to neskoro.
Na začiatku sa zdá byť vždy všetko jednoduché. Máte pár objednávok, všetko stíhate, informácie a dáta sa dajú prenášať aj ručne. Lenže časom, ako vaše podnikanie rastie a objem objednávok a tým pádom aj faktúr sa zväčšuje, zistíte, že vám celý účtovný proces zaberá viac času, ako samotné vybavenie objednávky. Preto je naozaj dôležité od začiatku podnikania myslieť na to, že vaše faktúry, ale aj ostatné doklady, musia mať nejaký systém. Najlepšie taký, ktorý bude kompatibilný s účtovným softvérom vášho účtovníka.
Fakturácia je dôležitá
E-shop môžete mať buď vytvorený na mieru alebo ho prevádzkujete na niektorej z e-shopových platforiem. Ak budete vystavovať faktúry priamo v e-shope, v oboch prípadoch budete musieť vyriešiť prepojenie na účtovnú aplikáciu. Pri stovkách, či tisícoch faktúr je to priam nevyhnutnosť a oceníte akúkoľvek automatizáciu. Niektoré e-shopové platformy ponúkajú už predpripravené riešenia prepojenia e-shopu s účtovným softvérom. Preto je pri ich výbere vhodné pozerať aj na to s akým účtovným softvérom sú kompatibilné.
Pri riešení e-shopu na mieru budete musieť takéto prepojenie vytvoriť a to sa v niektorých prípadoch môže predražiť.
Jednou z možností, ako sa prepájaniu čiastočne vyhnúť je využiť medzikrok v podobe fakturačných aplikácií. Napríklad iKROS alebo Superfaktúra. Obe tieto služby umožnia jednoduchší prenos faktúr z ich rozhrania do účtovného programu.
iKROS je cez službu iKonekt skvele spojený so softvérmi od spoločnosti KROS. Ak vediete účtovníctvo v OMEGE, môžete tiež použiť INTEO konektor, ktorý dokáže zabezpečiť aj spätný tok údajov o stave na sklade. Superfaktúra má zasa otvorené API, takže sa dá ľahko prepojiť s akýmkoľvek účtovným programom.
E-shopové platformy aj účtovné programy či fakturačné aplikácie môžete skúsiť využívať niekoľko dní aj zadarmo. Dá sa tak zistiť čo je s čím kompatibilné a nájsť riešenie, ktoré vám bude vyhovovať.
Doprava a platba
Možno ste si to tiež na začiatku neuvedomili, ale aj doprava a platba sú dôležitou súčasťou účtovníctva. Doprava mnohých zaskočí, no musíte vyriešiť minimálne export údajov pre jednotlivé prepravné spoločnosti, Zásielkovňu, poštu atď. Zároveň potrebujete nastaviť platby od nich tak, aby chodili v štruktúre, ktorú váš účtovník zvládne jednoznačne identifikovať a priradiť.
Platby sú samostatná kapitola. Po spustení e-shopu vám zrejme bude stačiť ponúkať iba pár základných možností platby. Často si vystačíte aj s obyčajnou dobierkou. Ale každý dobre fungujúci online obchod časom začne riešiť aj ďalšie možnosti. Jednak si to vyžaduje nárast zákazníkov a samozrejme ide aj o to, aby ste svojim klientom ponúkli čo najväčší komfort aj v tejto oblasti. Jednou z najčastejšie používaných platobných metód je v súčasnosti platba cez niektorú z platobných brán. S tým však súvisí aj problém, ako dostať dáta z nej do vášho účtovníctva. Aj tu vám skúsený účtovník bude vedieť poradiť a ušetrí vám starosti pri jej implementácii.
Sami vidíte, že účtovníctvo je s vašim e-shopom prerastené skrz-naskrz a sú to neoddeliteľné nádoby. Preto pred spustením e-shopu skutočne dobre plánujte a dajte si poradiť od kvalitného účtovníka. V prípade, že máte otázky, na ktoré potrebujete vedieť odpovede, obráťte a kedykoľvek na nás. Radi vám poradíme, pomôžeme, prípadne prevezmeme niektoré činnosti za vás. Stačí sa ozvať.
