Výber účtovnej kancelárie, ktorá sa vám bude starať o účtovníctvo neberte na ľahkú váhu. Na prvý pohľad sa totiž môže zdať, že výber je naozaj široký. Stačí ísť na internet a vybrať si. Webové stránky účtovníkov a účtovných firiem, platené PR články, aj „nezaujaté“ recenzie vás rýchlo nasmerujú kam treba. Všade robia všetko, rýchlo a správne. Lenže viete, papier a internet znesú všetko.
Kvalitná účtovná kancelária sa vyznačuje niekoľkými spoločnými vlastnosťami. Pred tým, ako zveríte jednu z najdôležitejších zložiek svojho podnikania externistom, ponúkame naše rady, ako si vybrať správne.
Transparentnosť a serióznosť
Ešte predtým ako sa s účtovnou firmou stretnete, pripravte sa. Sadnite si na chvíľu a premyslite si, prípadne si rovno napíšte to, čo sa chcete spýtať. Často sa totiž stane, že skúsený účtovník vás „uprace“ presne tam, kde vás chce mať a poriadne vás nepustí k slovu. Ak budete mať otázky na papieri, nezabudnete na ne. Spíšte si aj to čo presne požadujete a potrebujete a účtovníkovi to povedzte, vyhnete sa tak nedorozumeniam. Niekto napríklad chce poznať aj počas mesiaca výsledky hospodárenia, či potrebuje priebežné informácie o stave záväzkov, pohľadávok, prípadne stave pokladne. Je vaša účtovná kancelária schopná toto dodávať?
Cena môže klamať
Účtovníci sú, tak ako všetci ostatní, skvelí, dobrí, ale aj slabí. Nemyslíme to v tom zmysle, že by nevedeli účtovať. To predpokladáme, že účtovná firma, ktorá ponúka svoje služby dokáže. Ide o to čo vám ponúka. Slabých účtovníkov bude zaujímať iba počet dokladov, koľko bude daňových priznaní, a dohodnutie sa na cenníkových položkách. Budú lacní. Dobrá účtovná firma sa vás spýta aj na doterajšie skúsenosti, vyžiada si podrobnosti, a rovno sa vás bude pýtať doplňujúce otázky, aby vedela, ako vaše účtovníctvo viesť dobre a poctivo. Rátajte s tým, že bude drahšia. Skvelý účtovník vám okrem tohto ponúkne aj absolútnu transparentnosť, čo znamená, že vám na rovinu ponúkne aj služby, ktoré vie, že budete potrebovať, a výrazne vám pomôžu. Napríklad stráženie termínov platieb, výzvy na uhradenie faktúr a podobne. Teda všetko to, čo by pre vás musela robiť aj interná účtovníčka. Najčastejšie vám povie cenu, ktorá bude na oko vyššia ako u dvoch spomenutých, no na rozdiel od ich ponúk si môžete byť istý, že cena bude konečná.
Komunikácia a štýl práce
Tváriť sa profesionálne dokáže každý, preto si dajte pozor na to, aby ste sa od začiatku správne chápali. Rozumiete tomu čo vám ľudia z vašej budúcej účtovnej firmy hovoria? Máte jasno v tom čo dostanete a za akých podmienok? Pochopila firma váš biznis? Nenechajte sa natiahnuť k firme, ktorá berie nových klientov len ako položky v Exceli. Vidíte, že o vás má firma reálny záujem? Venuje sa vám a pýta sa aj na iné ako povrchné otázky o vašom podnikaní? Ste na dobrej ceste. Veľmi dobrým ukazovateľom je ochota dohodnúť sa aj na neštandardných podmienkach. Napríklad si určite lehotu na odpoveď. Ak vám účtovná firma nedokáže odpovedať do 48 hodín, niečo nie je v poriadku.
Vzdelávanie je dôležitejšie ako skúsenosti
Skúsenosti sa zídu pri pečení, alebo stavbe domu. V účtovníctve potrebujete viac. Vzdelávanie a sledovanie trendov je dôležitejšie ako skúsenosti. Častou chybou skúsených účtovníkov je to, že skĺznu do šablónovitosti. Jednoducho robia účtovníctvo rovnako pre všetkých. Nie je to úplne zlé, ale ak ste niekedy boli oblečení v šatách z bežnej konfekcie a následne v šatách na mieru, rozdiel chápete. Kvalitný účtovník vie, že sa účtovníctvo dnes robí inak pre veľkú, inak pre strednú a inak pre menšiu firmu. A samozrejme nie je biznis ako biznis. Všetko má svoje špecifiká, ktoré treba poznať a správne vyhodnotiť. Zákony a predpisy sa menia veľmi rýchlo a o účtových programoch ani nehovoríme. Schopnosť adaptovať sa na zmeny a rýchlosť ich implementácie je kľúčová a mesačne vám môže ušetriť dosť peňazí.
Serióznosť pri konci spolupráce
Vieme, ešte ste ani nezačali. Ale poznáte to, je treba byť pripravený na najhoršie. Každý seriózny účtovník nebude mať problém sa s vami rozprávať ani na túto tému. Ono totiž odísť od účtovníka, či účtovnej firmy, nie je úplne jednoduché. Prenos celej agendy si vyžaduje súčinnosť starej a novej firmy a viete ako to býva, keď sa spolupráca nevydarí. Komunikácia môže byť rôzna. Preto sa vždy jasne dohodnite na pravidlách toho, ako sa rozídete a čo všetko môžete od účtovnej firmy čakať.